در این مقاله سعی کردیم چند مورد از اصلیترین و قابل پیش‌بینی ترین اشتباهات در برگزاری همایش یا رویداد را به شما عزیزان معرفی کرده و در ادامه نیز به بررسی و ارائه راه حل آن خواهیم پرداخت؛ با ما همراه باشید.
اشتباهات در برگزاری همایش
1- عدم وجود برنامه‌ریزی مناسب
نبود برنامه‌ریزی مناسب و قابل اعتماد یکی از مهم‌ترین عوامل شکست در برگزاری همایش‌ها محسوب می‌شود؛ در اکثر موارد نبود برنامه‌ریزی باعث عدم ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف و در نهایت باعث عدم توجه به جزییات برنامه می‌شود.
این موضوع علاوه بر اینکه باعث گیج شدن گروه برگزاری همایش شده، بلکه باعث ایجاد تجربه‌ای ناخوشایند برای شرکت کنندگان شما می‌شود.
راه حل اصلی این موضوع ایجاد یک جدول زمان‌بندی درست به همراه یک چک لیست نهایی و در نهایت تقسیم حرفه‌ای و درست وظایف در بین نیروها می‌شود.
علاوه بر موارد بالا بهره‌گیری از سیستم های مدیریت پروژه نیز می‌تواند برای شما مفید باشد.
اشتباهات در برگزاری همایش
2- عدم آمادگی و مدیریت بحران
یکی دیگر از مواردی که می‌توان به عنوان یک اشتباه در برگزاری همایش از آن یاد کرد عدم وجود برنامه‌ی اضطراری یا به اصطلاح پلن بی است؛ هنگام برگزاری یک همایش علاوه بر مواردی که تحت کنترل ما هست یک سری از موارد مانند مشکل در سیستم صوتی یا غیبت ناگهانی یکی از سخنرانان می‌تواند تحت عنوان یک بحران شما را با چالش‌هایی روبرو کند.
برای مقابله با این چالش‌ها بهتر است همیشه یک برنامه‌ی جایگزین برای خود تعبیه کرده و در صورت بروز هرگونه مشکل از آن برنامه استفاده کنید.
3- کمبود نیروی خدماتی
از رایج‌ترین چالش‌ها هنگام organizing a conference، کمبود نیروی خدماتی است که می‌تواند تاثیرات مخربی بر روی روند برگزاری شما بگذارد؛ نبود نیرو جهت ارائه خدمات پذیرش و راهنمایی و پذیرایی از میهمان‌ها می‌تواند باعث ایجاد نارضایتی در بین شرکت‌کنندگان شود.
برای حل این موضوع باید تعداد افراد خدمات را به نسبت شرکت‌کنندگان و نوع همایش به طور دقیق محاسبه کرده که در هنگام برگزاری با کمبود نیرو مواجه نشوید.
علاوه بر آن لازم است که نیروهای مورد نظر شما به طور کامل آموزش دیده باشند تا بتوانند چالش‌های احتمالی پیش رو را خنثی کنند.
اشتباهات در برگزاری همایش
4-بی‌توجهی به نیاز مخاطب
از دیگر اشتباهات در برگزاری همایش می‌توان به عدم توجه به نیاز مخاطب در هنگام تولید محتوا اشاره کرد؛ هنگام تدوین برنامه‌ی همایش بهتر است که با شناسایی نیاز‌های مخاطب هدف و با توجه به علایق آنها محتوایی ارائه دهید که تاثیر گذار بوده و باعث کاهش مشارکت در حین برگزاری همایش نشود.
علاوه بر تدوین برنامه دقیق، استفاده از بازخوردهای شرکت‌کنندگان قبلی می‌تواند به ایجاد محتوای هدفمند کمک کند.
5- نبود تبلیغات درست و اصولی
عدم وجود تبلیغات درست و هدفمند می‌تواند اصلیترین دلیل کمبود حضور مخاطبان در همایش بوده و در روند organizing a conference اختلال ایجاد کند.
حتی اگر محتوای همایش شما با برنامه و هدفمند باشد، بدون تبلیغات اصولی مخاطبان مورد نظر را جذب نخواهد کرد.
استفاده از روش‌های مختلف تبلیغات مانند ایمیل مارکتینگ، تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی و تبلیغات آنلاین می‌تواند به جذب مخاطب هدف و شناساندن شما و همایش به افراد مفید باشد و آگاهی لازم را ایجاد کند.
6- انتخاب غیر اصولی سخنرانان
انتخاب سخنرانان ضعیف یا غیرمرتبط با موضوع مورد نظر شما یکی از عوامل کاهش تاثیر گذاری در مخاطب همایش است.
سخنرانانی که مهارت‌های ارتباطی مناسبی ندارند و یا از تجربه و علم کافی برخوردار نیستند باعث ایجاد بازخورد منفی در میان شرکت کنندگان می‌شوند.
انجام تست قبل از انتخاب سخنرانان و یا استفاده از افرادی که از بار علمی آنها مطمئن هستید راه حلی مطمئن و درست برای جلوگیری از ایجاد این چالش است.
به طور کلی برای جلوگیری از این اشتباهات در برگزاری همایش بهتر است که از ابتدا یک برنامه‌ی کامل و مدون جهت مدیریت تمامی موارد احتمالی ایجاد کرده و طبق برنامه پیش بروید تا با کمترین چالش‌ها و بحران‌ها در حین برگزاری مواجه شوید.
English 
Persian